Riportio cyfreithiwr neu ffyrm i ni

Os byddwch chi’n riportio ffyrm neu gyfreithiwr i ni, byddwn yn gwirio a oes yna doriad difrifol yn erbyn ein rheolau y mae angen inni ymchwilio iddo. Dydyn ni ddim yn ymchwilio i bob adroddiad sy’n dod i law. Os penderfynwn ni ymchwilio, rydyn ni’n casglu ac yn adolygu tystiolaeth. Os penderfynwn ni nad oes angen inni ymchwilio, byddwn yn esbonio'r rhesymau ichi'n glir.

Rydyn ni'n ymchwilio i achosion difrifol neu achosion niferus o ymddygiad neu ymarweddiad gwael. Mae'r mathau o bethau rydyn ni fel arfer yn ymchwilio iddyn nhw wedi'u rhestru isod. Rhestr o enghreifftiau yw hon, nid rhestr o bopeth rydyn ni'n ymchwilio iddo.

• Anonestrwydd neu dwyll
• Camddefnyddio arian cleientau
• Camymddygiad rhywiol neu dreisgar
• Troseddau difrifol
• Camarwain y llys neu eraill (er enghraifft, am yr hyn sydd wedi'i wneud ar achos neu am y dystiolaeth)
• Cymryd mantais annheg arnoch chi neu eraill (er enghraifft, cyfreithiwr yn perswadio rhywun sydd heb gynghorydd cyfreithiol i lofnodi cytundeb setliad annheg, gan adael iddyn nhw feddwl bod hynny er budd iddyn nhw ac nad oes arnyn nhw angen cyngor cyfreithiol annibynnol.)
• Gwahaniaethu yn eich erbyn chi neu eraill
• Pryderon difrifol am solfedd ffyrm (e.e. gweithwyr heb gael eu talu)
• Methu gweithredu er budd gorau'r cleient, gan gynnwys ffyrm/cyfreithiwr yn gweithredu ar ran cleient arall mae ei fuddiannau'n gwrthdaro neu yn gosod eu buddiannau nhw eu hunain yn gyntaf.
• Methu â chymryd camau angenrheidiol i ddiogelu rhag gwyngalchu arian.
• Ymddygiad difrifol o ddi-hid neu anghymwys neu batrwm ymddygiad sy'n eich rhoi chi (fel cleient), eich arian neu'ch achos mewn perygl.

Mae pob achos yn wahanol ac yn dibynnu ar ei ffeithiau a'i amgylchiadau ei hun.

Sut rydyn ni'n penderfynu a ydy tor rheolau yn ddifrifol

Er mwyn penderfynu a oes angen inni ymchwilio i'r adroddiadau sy'n dod i law, rydyn ni'n defnyddio prawf asesu trothwy.

Yn ogystal ag edrych ar y math o fater sydd wedi'i riportio, fe allwn ni edrych ar y canlynol:

• y cymhelliant y tu ôl i weithredoedd y cyfreithiwr neu'r ffyrm
• p'un a aeth camau'r cyfreithiwr neu'r ffyrm ymlaen am beth amser neu a gawson nhw eu hailadrodd
• a gafodd y ffyrm neu'r cyfreithiwr unrhyw fudd neu fantais
• a oedd y cyfreithiwr neu'r ffyrm yn delio â pherson bregus.

Tystiolaeth

Byddwn ni hefyd yn edrych ar ba mor gryf yw'r dystiolaeth sydd gennym a faint mwy o dystiolaeth y gallem ei chael drwy ymchwilio.

Er mwyn cymryd camau rheoleiddio, mae angen inni allu profi bod y ffeithiau honedig yn debycach o fod wedi digwydd na pheidio, a bod y pryderon mae'r ffeithiau'n eu codi yn ddifrifol.

Gan hynny, efallai y byddwn yn penderfynu peidio ag ymchwilio os nad yw'r dystiolaeth sydd gennym yn ategu'r pryderon sydd wedi'u riportio ac os nad ydyn ni'n credu y byddwn yn gallu sicrhau tystiolaeth sy'n eu hategu. Gallai hyn fod yn wir, er enghraifft:

• os na wnaiff tyst allweddol helpu gyda'n hymchwiliad
• os na allwn ni gael tystiolaeth am fod yr adroddiad yn ymwneud â digwyddiadau a ddigwyddodd amser maith yn ôl
• os na fyddem yn gallu gwrth-ddweud esboniad rhesymol o debygol gan y ffyrm neu'r cyfreithiwr am yr hyn wnaethon nhw.

Gwasanaeth gwael gan ffyrm neu gyfreithiwr

Dydyn ni ddim fel arfer yn ymchwilio i'r canlynol:

• pryderon am oedi neu gyfathrebu
• anghytundebau ynghylch eich bil
• camgymeriadau ynysig neu gamgymeriadau nad ydynt yn rhan o batrwm ymddygiad clir.

Allwn ni ddim gwneud i gyfreithiwr ymddiheuro neu dalu iawndal ichi. Os mai dyma'r canlyniadau rydych chi'n chwilio amdanyn nhw, codwch eich pryderon yn gyntaf gyda'r cyfreithiwr neu eu ffyrm. Ac os nad ydych chi'n fodlon ar eu hymateb nhw, yr Ombwdsmon Cyfreithiol yw'r sefydliad sydd yn y sefyllfa orau i'ch helpu.

Gall yr Ombwdsmon Cyfreithiol edrych ar eich cwyn, ymchwilio iddi ac argymell y dylai'r ffyrm:

• talu iawndal ichi
• lleihau eich bil
• rhoi ymddiheuriad ichi
• cymryd camau eraill i unioni pethau.

Torri rheolau diogelu data

Rydyn ni'n disgwyl i gyfreithwyr gadw gwybodaeth eu cleientau yn gyfrinachol. Ond fel arfer mae'n well rhoi gwybod am doriadau diogelu data megis anfon neges ebost neu lythyr i'r cyfeiriad anghywir yn ddamweiniol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn hytrach nag i ni.

Materion sydd eisoes gerbron y llys

Os yw ymddygiad cyfreithiwr neu ffyrm wedi cael ei feirniadu gan y llys, neu os yw cyfreithiwr wedi methu â chydymffurfio â gorchymyn terfynol neu benderfyniad gan y llys, fe fyddwn ni fel arfer yn ymchwilio.

Ond dydyn ni ddim fel arfer yn ymchwilio i gyfreithwyr am beidio â chydymffurfio â chyfarwyddiadau'r llys mewn achosion cyfreithiol sydd ar eu hanner, gan fod y llys yn debygol o ddelio â hyn fel rhan o'r achos.

Pethau na allwn ni helpu gyda nhw

• Dydyn ni ddim yn cael cymryd camau yn erbyn pobl neu ffyrmiau nad ydyn ni'n eu rheoleiddio. Dydyn ni ddim yn rheoleiddio pob unigolyn a chwmni sy'n cynnig gwasanaethau cyfreithiol yng Nghymru a Lloegr. Gallwch wirio a ydyn ni'n rheoleiddio person neu'r ffyrm lle mae'n gweithio drwy chwilio ar ein Cofrestr Cyfreithwyr.
• Dydyn ni ddim yn cael ymyrryd mewn anghytundebau cyfreithiol ag eraill, gan gynnwys anghydfodau ynghylch ffioedd, dyledion, ewyllysiau, materion cyflogaeth, ysgariadau, achosion troi allan neu faterion teuluol.
• Dydyn ni ddim yn cael dweud wrth gyfreithiwr am gymryd camau penodol yn eich achos cyfreithiol neu am roi'r gorau i gymryd camau yn eich achos chi.
• Does dim pŵer gennym i wneud i gyfreithiwr neu ffyrm ymddiheuro ichi, talu iawndal ichi am gamgymeriad neu i unioni pethau mewn ffyrdd eraill. Os yw'r cyfreithiwr neu'r ffyrm rydych chi'n anfodlon arnyn nhw wedi gweithredu ar eich rhan, efallai y bydd yr Ombwdsmon Cyfreithiol yn gallu eich helpu.
• Dydyn ni ddim yn cael rhoi cyngor cyfreithiol, fel cyngor ynghylch a yw eich cyfreithiwr wedi bod yn esgeulus.
• Ran amlaf, dydyn ni ddim yn cael rhoi dogfennau ichi y mae cyfreithiwr neu ffyrm wedi'u rhoi i ni yn ystod ein hymchwiliad, er enghraifft, er mwyn ichi eu defnyddio mewn hawliad cyfreithiol yn eu herby.

Efallai yr hoffech ystyried cael cyngor cyfreithiol o ffynhonnell arall. I ddod o hyd i gyfreithiwr yn eich ardal leol, mae'n debygol y bydd gwefan Cymdeithas y Cyfreithwyr, Find a solicitor yn ddefnyddiol. Neu gallwch ddysgu am bobl sy'n darparu cyngor cyfreithiol am ychydig neu ddim cost.

Ar ôl ymchwilio, mae'r math o gamau y gallwn eu cymryd yn cynnwys:

• rhoi cyngor i gyfreithiwr neu ffyrm
• rhybuddio cyfreithiwr neu ffyrm am eu hymddygiad proffesiynol
• rhoi amodau ar drwydded cyfreithiwr i ymarfer (sy’n cael ei hadnabod fel eu tystysgrif ymarfer), i beri iddyn nhw wneud pethau penodol (e.e. cwblhau rhagor o hyfforddiant) neu i'w hatal rhag cyflawni gweithgareddau penodol neu ddal rolau penodol mewn ffyrm
• dirwyo cyfreithiwr neu ffyrm
• ceryddu cyfreithiwr neu ffyrm
• cyfeirio cyfreithiwr neu ffyrm at y Tribiwnlys Disgyblu Cyfreithwyr (SDT) (mewn ambell achos difrifol iawn, gall yr SDT atal cyfreithiwr o'r gofrestr neu dynnu eu henw. Mae hyn yn golygu na chân nhw weithio fel cyfreithiwr yng Nghymru a Lloegr mwyach.)
• mewn achosion difrifol iawn, cau ffyrm er mwyn amddiffyn cleientau ac arian cleientau. (Gall hyn ddigwydd ar unrhyw adeg yn ystod yr ymchwiliad.)

Caiff unrhyw un riportio pryderon am gyfreithiwr neu ffyrm. Mae hyn yn cynnwys aelodau o'r cyhoedd, cleientau, gweithwyr a chyflogwyr, yn ogystal â rheoleiddwyr eraill.

Terfynau amser ar gyfer codi pryder

Does dim terfyn amser ar gyfer rhoi gwybod am bryderon. Ond mae'n syniad da rhoi gwybod am eich pryderon cyn gynted â phosibl. Bydd hyn yn cynyddu'r siawns o sicrhau tystiolaeth i ategu'ch pryderon.

Os digwyddodd y digwyddiadau rydych chi'n sôn amdanyn nhw amser maith yn ôl, efallai y byddwn yn penderfynu nad yw'n gymesur ymchwilio i'r materion nawr, yn enwedig os ydyn nhw ar y ffin ac nad ydyn ni wedi cael cwynion eraill yn y cyfamser.

Pa mor hir rydyn ni'n ei gymryd i asesu pryderon a phenderfynu a ddylid ymchwilio

Byddwn yn penderfynu a ddylid ymchwilio drwy edrych ar yr wybodaeth byddwch chi'n ei hanfon aton ni ac unrhyw wybodaeth gysylltiedig arall sydd gennym. Efallai y byddwn yn gofyn i chi neu'r ffyrm roi mwy o wybodaeth i'n helpu i benderfynu a ddylid ymchwilio ai peidio.

Byddwn yn cydnabod bod eich adroddiad wedi dod i law, gan ddweud pryd y byddwn yn cysylltu â chi nesaf. Gall gymryd hyd at wyth wythnos inni benderfynu a ddylen ni ymchwilio ai peidio. Byddwn yn rhoi gwybod ichi os bydd arnon ni angen mwy o wybodaeth ac yn esbonio pam.

Os gwelwn ni fod yna broblemau brys, byddwn yn ymateb yn gynt. Er enghraifft, byddwn yn rhoi blaenoriaeth i adroddiadau bod cyfreithiwr wedi dwyn arian, bod unig ymarferydd wedi marw neu fod twyllwr wedi mynd i mewn i ffyrm.

Rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n ymchwilio i'ch pryderon.

Esbonio'n penderfyniad ichi

Os penderfynwn ni ymchwilio i'r pryderon rydych chi'n sôn amdanyn nhw, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio'r camau nesaf yn ein proses.

Os penderfynwn ni beidio ag ymchwilio, byddwn yn ysgrifennu atoch i esbonio sut y daethon ni i'n penderfyniad. Fyddwn ni ddim yn gallu ateb ymholiadau am y ffeithiau, gan na fyddwn wedi ymchwilio.

Os na allwn ni helpu, byddwn yn ceisio awgrymu ffynonellau eraill o gymorth.

Os ydych chi'n credu y gallai cyfreithiwr neu ffyrm fod wedi torri'n rheolau, fe ddylech chi riportio'ch pryderon i ni.

Cyn ichi roi eich adroddiad i ni, darllenwch ein canllawiau ar yr hyn y gallwn ni helpu a'r hyn na allwn ni helpu gydag e.

Lawrlwytho, llenwi a dychwelyd ffurflen

Y ffordd gyflymaf a hawsaf i'r rhan fwyaf o bobl riportio pryderon yw lawrlwytho, llenwi a dychwelyd ein ffurflen riportio.

Siarad â chynghorydd

Os oes gennych anabledd a bod arnoch chi angen help i riportio'ch pryderon, cysylltwchus ni

I ofyn am gopi printiedig o'n ffurflen riportio i'w llenwi a'i dychwelyd, cysylltwchus ni

Yr wybodaeth sydd arnon ni ei hangen

Pan fyddwch chi'n riportio pryderon, mae'n bwysig ichi anfon popeth aton ni o'r rhestr isod cyn gynted â phosibl. Bydd hyn yn ein helpu i benderfynu a allwn ni ymchwilio.

Bydd arnon ni angen:

• enw a chyfeiriad gwaith y cyfreithiwr neu'r ffyrm
• pam rydych chi'n credu y gallai cyfreithiwr neu ffyrm fod wedi torri'n rheolau, gan gynnwys y dyddiad(au) pan ddigwyddodd y digwyddiad(au)
• copïau o ddogfennau, fel llythyrau, negeseuon ebost, cyfriflenni banc neu ddogfennau llys, sy'n dangos y camau a'r digwyddiadau rydych chi'n poeni amdanyn nhw
• enwau a chyfeiriadau unrhyw un arall a welodd y digwyddiadau neu oedd yn rhan ohonyn nhw
• y canlyniad a chopi o unrhyw benderfyniad neu ganlyniad os ydych chi eisoes wedi cysylltu â sefydliad arall am y mater
• eich manylion cysylltu.

Ni fydd angen:

• ichi ddweud pa reolau ymddygiad rydych chi'n credu bod y cyfreithiwr neu'r ffyrm wedi'u torri
• eich ffeil achos gyfan neu bob dogfen sydd gennych am yr achos. (Anfonwch gopïau o ddogfennau rydych chi'n credu eu bod yn dangos bod y cyfreithiwr neu'r ffyrm wedi gwneud rhywbeth o'i le.)

Byddwn ni'n penderfynu a oes angen inni ymchwilio ai peidio ar sail yr wybodaeth rydych chi'n ei rhoi i ni. Efallai y bydd angen inni ofyn i chi neu'r cyfreithiwr neu'r ffyrm roi mwy o wybodaeth i'n helpu i benderfynu a ddylid ymchwilio ai peidio.

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

Os byddwn yn penderfynu ymchwilio, rydyn ni'n debygol o rannu manylion eich pryder gyda'r canlynol:

• y cyfreithiwr/cyfreithwyr dan sylw
• eu ffyrm
• rheoleiddwyr neu sefydliadau eraill a allai helpu'n hymchwiliad
• unrhyw arbenigydd annibynnol rydyn ni'n ei ddefnyddio.

Bydd angen inni ddefnyddio'ch gwybodaeth i ymchwilio i'ch pryderon. Os nad ydych chi am inni ddefnyddio'ch gwybodaeth i ymchwilio, rhowch wybod pam. Efallai y byddwn yn dal i ddefnyddio'ch gwybodaeth er mwyn diogelu'r cyhoedd, ond byddwn yn rhoi gwybod ichi cyn inni wneud hynny.